Receptie repro

Receptie en repro LTO Noord in beeld

Wie werken er op kantoor van LTO Noord voor u als lid en wat doen zij voor de leden? Na een kennismaking met informatiecentrum, team relatiebeheer en financiële administratie staan nu de medewerkers van de repro (postkamer, druk- en kopieerwerk) en de receptie centraal. ‘We bieden ondersteuning aan collega’s met tal van werkzaamheden’, zegt Theo Aaldering.

Het is een komen en gaan van mensen bij de receptie van LTO Noord, op deze doordeweekse dag op het kantoor in Zwolle. Bestuurders komen voor vergaderingen, leveranciers halen of brengen dozen of pakjes en collega’s die bezoek verwachten; al die mensen komen langs bij de receptie van LTO Noord. Daar worden ze door een van de vier receptionistes geholpen of doorverwezen. ‘We zijn natuurlijk nooit alle vier tegelijk aanwezig, maar voor de foto in Nieuwe Oogst maken we een uitzondering’, zegt Jessica van Houten lachend.
Van Houten en haar collega’s Jantsje Elzinga, Francoise Wiltink en Arjanne van Orden bemensen de receptie. Ze werken veel samen met de afdeling repro, waar onder andere de post wordt verzorgd (intern en extern), de kopieerprocessen binnen de organisatie, drukwerk en inpakwerkzaamheden.

Werkzaamheden
Theo Aaldering en Jeanine Mulder werken op de repro. Aaldering al bijna veertig jaar. ‘Ik ben gestart bij de ABTB in Arnhem, daarna meeverhuisd naar Deventer en nu alweer zo’n tien jaar in Zwolle’, blikt hij terug. Bij de receptie is iedereen langer dan twintig jaar in dienst bij LTO Noord, Wiltink zelfs bijna 35 jaar.
In een gesprek vertellen de medewerkers van repro en receptie over hun diverse werkzaamheden. Daarbij worden ze regelmatig onderbroken door de telefoon, want die moet natuurlijk wel gewoon worden opgenomen. Het zijn leden die bellen, beleids- of zakelijke contacten van medewerkers van LTO Noord of mensen die iets kwijt willen over de land- en tuinbouw.
De receptionistes staan hen vriendelijk te woord en verbinden hen door naar bijvoorbeeld een projectmedewerker, beleidsadviseur, het informatiecentrum of de financiële administratie. ‘LTO Noord heeft een keuzemenu, maar veel mensen komen toch bij ons uit’, zegt Van Houten. ‘Dat zijn soms boze mensen. Inhoudelijk weet ik niets over wet- of regelgeving, maar ik snap dat leden gefrustreerd kunnen raken door alles wat op hen afkomt. Als je aangeeft dat je dat begrijpt, staan ze er vaak wel voor open dat ik hen verder help.’

Hart onder de riem

Telefoontjes van burgers die het niet eens zijn met de boerenprotestacties waren er ook eind vorig jaar. ‘Maar we krijgen ook positieve telefoontjes van mensen die aangeven achter de boeren te staan’, zegt Wiltink. Van Houten vult aan: ‘Zo kregen we in oktober een dame uit Zwolle aan de balie, die aangaf de acties te ondersteunen en de boeren een hart onder de riem wilde steken.’
De medewerkers van de receptie en repro doen veel in de ondersteuning van afdelingen. Bijvoorbeeld in de opmaak en het versturen van uitnodigingen voor ledenbijeenkomsten of vergaderingen. ‘De afdelingssecretaris maakt de tekst op’, legt Wiltink uit. ‘Die ontvangen wij, waarna we deze passend maken voor de standaard uitnodigingskaart van LTO Noord. Op de repro wordt deze kaart gedrukt en aan de post aangeboden.’
Of het nu om een ledenavond gaat met een spreker of de uitnodiging voor de jaarlijkse barbecue van de afdeling, de uitnodigingskaart komt op de mat of in de brievenbus bij het lid. Die kan de uitnodiging vervolgens op het prikbord prikken, zodat de activiteit onder de aandacht is. Van Houten: ‘Met een uitnodiging via de post ben je goed zichtbaar als LTO Noord.’

Bijspringen
Een greep uit andere werkzaamheden van de receptie: enquêtes inkloppen voor Projecten LTO Noord, werk voor de LTO Academie, voor de Vruchtbare Kringloop-projecten, ondersteuning van de ledenadministratie, de administratie van de spaarrekeningen van alle afdelingen en buttons maken voor beurzen. ‘We springen ook regelmatig bij op de repro, als er grote partijen post verzonden moeten worden of enveloppen gevuld moeten worden. En er zijn nog wel eens lastminuteklussen’, zegt Van Houten.
Daar kunnen Aaldering en Mulder van de repro over meepraten. Aaldering: ‘Je moet flexibel zijn, inspelen op wat er nodig is. Net voor Kerstmis hebben we een kerstkaart voor bestuurders en voor LTO-vakgroep Melkveehouderij verstuurd, die ook bij ons zijn gedrukt. Net als de resultatenflyer die de vakgroep Melkveehouderij voor de leden heeft gemaakt. Daarbij kijken we hoe je zo efficiënt mogelijk kunt werken, verschillende dingen bij elkaar in kunt doen om zo de post in partijen te versturen, wat goedkoper is.’

Nieuwsbrief en flyers

Voor het ontwerp en de opzet van een nieuwsbrief of flyer kunnen medewerkers van LTO Noord bij Mulder terecht. ‘Ik kan bijvoorbeeld een stijl ontwerpen voor een specifiek project’, legt zij uit. ‘Ook maak ik vacatureadvertenties op en ontwerp ik logo’s.’
De werkzaamheden van receptie en repro lijken volgens Aaldering ‘zo vanzelfsprekend’. ‘Maar als bij ons iemand ziek is, blijft er meteen werk liggen dat niet zomaar door iemand anders wordt opgepakt. Het zijn vaak kleine dingetjes, maar ook grotere werkzaamheden waarin we collega’s ondersteunen in hun werk. Ten behoeve van de leden.’

 

Bron: Nieuwe Oogst